*Texto original, em inglês, por Krishnan Venkat. Para acessá-lo, clique aqui.
Na Parte I deste artigo, apresentei o conceito de Gerenciamento Integrado de Suprimentos (ISM, por sua sigla em inglês). Já na segunda parte, apresentarei quatro componentes principais que compõem o ISM, como eles são implementados os benefícios para a sua organização:
1. Insights sobre gastos não críticos
O primeiro passo é descobrir como você realmente gasta seu dinheiro em relação ao que é não-crítico. Embora represente uma parte relativamente pequena dos seus gastos, geralmente ela é distribuída por muitos fornecedores. Esta é a longa cauda do gasto com a aquisição de suprimentos: muitos fornecedores, fornecendo grandes quantidades de itens de pequeno valor - pequenas compras que vão se somando.
Para segmentar esses fornecedores não críticos, o ISM atribui categorias como, por exemplo, material de escritório, mão de obra contratada, serviços administrativos e suprimentos de TI não críticos.
Depois que essas categorias forem estabelecidas, o próximo passo é identificar quantos fornecedores você tem em cada região ou localidade para cada categoria (se tiver vários locais). Ao segmentar os fornecedores em blocos de commodity, você ganha visibilidade das opções de um determinado produto. Isso permite racionalizar sua base de fornecedores para aqueles que oferecem o melhor custo, qualidade e entrega. Portanto, em vez de ter 20 fornecedores de materiais de escritório, esse número é reduzido a dois ou três.
2. Informações sobre a base de fornecedores
A segunda etapa do ISM é implementar um processo de registro de fornecedor que emprega um aplicativo de gerenciamento de informações do fornecedor de autoatendimento. Os fornecedores usam essa plataforma colaborativa para inserir seus detalhes de contato, categoria de produto e detalhes do produto, como preços, tamanhos e especificações. Além de inserir suas informações, o fornecedor também é responsável por manter e atualizar os detalhes de forma contínua.
O aplicativo de gerenciamento de informações do fornecedor (ISM) agora pode ser usado para obter produtos não críticos. O cliente pode navegar por fornecedores em categorias específicas e pesquisar produtos por palavras-chave ou número do item.
É quase uma experiência parecida com a Amazon.com, exceto que os fornecedores já estão aprovados e os métodos de pagamento, bem como os procedimentos de pedidos de compra, são estabelecidos com antecedência.
3. Automatize a licitação
A terceira etapa no processo ISM é definir um processo de licitação competitivo. O resultado da análise de gastos do ISM identifica categorias nas quais você pode definir lances competitivos com vários fornecedores.
Esse processo de licitação é executado por meio de um evento do ERFP. Vários fornecedores são convidados a inserir seu melhor lance possível, condições de entrega e critérios de preenchimento. Então, através de um processo legal simples, os fornecedores vencedores assinam um contrato com o cliente para congelar os preços por um período de tempo.
Agora você está pronto para gerenciar o processo de pedido de compra. Quando uma solicitação de aquisição é recebida, o fornecedor-comprador do ISM insere o aplicativo Gerenciamento de Informações do Fornecedor, identifica o fornecedor, verifica o preço contratado e processa a P.O.
Seguir esse processo garante que a maior parte do gasto vá para os fornecedores contratados, um benefício enorme que impulsiona a produtividade, reduz a quantidade de fornecedores e gera uma economia importante para o cliente.
4. Gerenciar exceções
A etapa final do processo ISM é assegurar o ciclo de vida da PO é o mapeamento os termos do contrato, enquanto você gerencia quaisquer exceções que possam surgir.
Por exemplo, digamos que você tenha enviado um PO para 200 cartuchos de impressora para o seu escritório em Chicago, Illinois, para entrega em 1º de setembro. O próximo passo é o seu fornecedor confirmar o pedido e confirmar a data de entrega. Mas e se o fornecedor não puder entregar até 1º de setembro e só puder entregar até o dia 15?
Neste ponto, o ISM utiliza um sistema de Gerenciamento de Pedidos de Compra que permite que seu fornecedor reconheça sua capacidade de entregar o produto na data requerida ou proponha uma data de entrega alternativa à qual o cliente deva responder (se aceitar a nova data).
O P.O. é então alterado dentro do aplicativo, e a nova data de entrega é inserida. Através desta aplicativo de gerenciamento de P.O. baseado em nuvem é possível ter visibilidade sobre o status de todos os seus P.Os para que você possa gerenciar suas exceções.
Enfrentando o fantasma do Tail Spend
Ao permitir a transferência de categorias de aquisição não críticas para um provedor terceirizado que aplica automação e otimização de processos para gerenciar as tarefas diárias de supervisão de fornecedores e compras, o Gerenciamento Integrado de Suprimentos altera o processo de compras do tail spend.
Por meio do uso de aplicativos como Gerenciamento de Informações do Fornecedor e Gerenciamento de Pedidos de Compras, é possível aproveitar processos para categorizar gastos, coletar informações de fornecedores, negociar preços contratados e executar eventos de licitação, você pode reduzir seus gastos não críticos enquanto racionaliza fornecedores e simplifica processo de procuração.
