Smart Working: Mucho más que teletrabajo

A principios de este año, una gran parte de las empresas a nivel mundial seguían creyendo que la asistencia física del trabajador en su puesto de trabajo daba como resultado una mayor productividad. De hecho, hasta principios de 2020 tan solo un 7% de los trabajadores españoles teletrabajó alguna vez.

La gran mayoría de las empresas no apostaba por este modelo de trabajo, sin embargo, la llegada de la COVID-19, el confinamiento y el distanciamiento social ha obligado a muchas empresas a transformarse digitalmente y a adoptar nuevos modelos de trabajo para mantener las operaciones en funcionamiento.

Ante esta nueva situación muchas empresas decidieron implantar el teletrabajo para mandar a sus trabajadores a trabajar desde casa, sin embargo, muchas otras quisieron ir más allá, e implementaron el llamado Smart Working (Trabajo inteligente), un nuevo modelo de trabajo que fusiona el teletrabajo con las nuevas tecnologías, para que los trabajadores sean completamente autónomos y dispongan de todos los recursos que necesiten para llevar a cabo su trabajo de la forma que ellos consideren mejor.

Un nuevo modelo de trabajo

Por lo tanto, se puede definir el Smart Working como una nueva filosofía de gestión basada en dar a los trabajadores flexibilidad y autonomía tanto en la elección del espacio de trabajo, de horarios, así como de las herramientas a utilizar, pero con una mayor responsabilidad de los resultados. Implica el replanteamiento de las formas en que se realiza el trabajo, eliminando las limitaciones derivadas de estar en un espacio fijo y de los modelos tradicionales de oficina que están en desacuerdo con los principios de personalización, flexibilidad y virtualidad.

Cuando una empresa implanta el teletrabajo significa que tiene a sus trabajadores trabajando desde un lugar específico y estable, que, aunque ese lugar no es la oficina, y que normalmente suele ser en sus casas, siguen teniendo que cumplir una serie de normas, unos horarios y siguen utilizando unas herramientas establecidas por la empresa.

En el caso del Smart Working esas limitaciones quedan superadas, ya que el trabajador tiene libertad absoluta para decidir en todo momento desde dónde trabajar (casa, aeropuerto, tren, coworking, hotel, restaurantes, bares, salas de espera, etc.), incluso siendo cada día desde un sitio distinto disponiendo de una movilidad absoluta; cuál será su horario de trabajo, pudiendo también ser cada día un horario distinto; y qué herramientas quiere utilizar para realizar su trabajo.

Esta metodología de trabajo se basa en la confianza entre la empresa y el trabajador, en la comunicación clara y transparente entre ambos, y en el cumplimiento, por parte del trabajador, de sus objetivos. Con esto lo que se quiere conseguir no es que el trabajador trabaje una serie de horas establecidas, sino que cumpla con los objetivos que tiene. Para poder conseguirlo se necesita una buena coordinación por ambas partes.

Principales características del Smart Working

El Smart Working no solo quiere lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal de los empleados, sino que intenta conseguir un cambio cultural y una evolución de los modelos organizacionales corporativos. Para ello, es necesario establecer una hoja de ruta detallada, por fases, que sea congruente con los matices tecnológicos, culturales y de gestión de la organización.

Es por esto, por lo que la tecnología juega un papel clave. El Smart Working requiere de una transformación digital en el lugar de trabajo, de la aplicación de tecnologías para conectar personas, espacios, herramientas y procesos de negocio, para conseguir una eficiencia y eficacia que maximicen la productividad cumpliendo con los objetivos y prioridades comerciales.

En cualquier caso, la metodología de Smart Working tiene una serie de características importantes que determinan lo que significa:

• Movilidad y teletrabajo: Como se ha comentado, el teletrabajo es un pilar fundamental del Smart Working, ya que los empleados que trabajan siguiendo esta metodología son teletrabajadores que pueden elegir libremente dónde quieren trabajar, incluso pueden trabajar desde un lugar distinto cada día si así lo quieren.
• Cumplimiento de objetivos: Smart Working es un modelo de trabajo que funciona enteramente por objetivos concretos. La empresa asigna al trabajador una serie de objetivos de acuerdo con sus capacidades y acuerdan unos tiempos de entrega. El trabajador debe organizarse para cumplirlos.
• Gestión optimizada del tiempo y los horarios: Los trabajadores que trabajan bajo esta metodología deben ser muy disciplinados, ya que una vez asignados los objetivos o los proyectos es el propio trabajador el que se autogestiona y se pone el horario que mejor considera. Esto mejora la conciliación laboral y personal del trabajador, así como su rendimiento.
• Confianza: La confianza entre los trabajadores y la empresa es clave para hacer posible el Smart Working. Cada empleado es responsable de entregar el trabajo a tiempo, o de comunicar cualquier problema que pudiera surgir, y la empresa debe confiar en que eso será así.
• Tecnología: La clave de esta metodología está en el uso de las tecnologías, ya que sin ellas el Smart Working no sería posible. Las organizaciones deben estar al día con los últimos avances tecnológicos. Desde la conexión a Internet hasta herramientas en la nube, ciberseguridad o herramientas de comunicación (videollamadas), la tecnología hace que se optimicen los procesos y que se agilicen los proyectos. Los trabajadores deben disponer de todas las herramientas y recursos tecnológicos necesarios para realizar su trabajo de la mejor manera posible.
• La comunicación como la principal preocupación: Para que esta metodología funcione los trabajadores deben saber comunicarse con la empresa y deben sentir que en ningún momento están solos a pesar de no estar en la oficina físicamente. Las comunicaciones deben ser muy fluidas y transparentes.

Beneficios e inconvenientes de la implementación del Smart Working

Con todo lo visto anteriormente no cabe duda de que el Smart Working cuenta con muchas ventajas, no solo para los trabajadores, sino también para las empresas. Y es precisamente por esto por lo que cada vez más empresas de diferentes sectores deciden implementar esta metodología:

• El trabajo por objetivos hace que el trabajador esté más motivado y comprometido.
• A esto también ayuda el hecho de que el trabajador pueda organizar su jornada laboral como el considere, acorde a sus necesidades. Puede realizar pausas cuando lo necesite para, por ejemplo, hacer ejercicio.
• Además, el poder trabajar desde cualquier lugar aporta mejoras en la conciliación de la vida familiar y personal con la vida laboral, y por lo tanto aumenta su satisfacción y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
• Se reducen los costes de los desplazamientos, así como el tiempo, los recursos y el estrés de los trabajadores causado por viajar a la oficina.
• Esa reducción de los desplazamientos también repercute en el medio ambiente ya que se reducen también las emisiones CO2, además con la llegada de la COVID-19 esta metodología ha ayudado a prevenir la propagación del virus, así como puede ayudar a que si hay un brote de gripe no se pongan enfermos los trabajadores.
• La empresa queda liberada de la necesidad de controlar continuamente el trabajo que se está haciendo, las reuniones son más breves y están más enfocadas, además hay menos descansos innecesarios.
• Una empresa preparada para el Smart Working es más resistente a factores externos, es decir, poder trabajar desde cualquier lugar y cuando se desee garantiza la continuidad del negocio, lo que limita las posibles crisis provocadas por interrupciones forzadas.
• Con el Smart Working los equipos pueden ser multiculturales y multidisciplinares.
• En relación con el punto anterior, esta metodología fomenta la atracción y retención de talento, ya que al tener a los trabajadores deslocalizados se puede contratar personas de cualquier parte del mundo, centrándose exclusivamente en sus capacidades y habilidades y no en si están cerca o no de la oficina. Esto ha pasado a ser un elemento diferenciador entre los empleados.

Sin embargo, el Smart Working no es un modelo de trabajo perfecto, y también plantea varias preocupaciones. Trabajar fuera de la oficina puede reducir el compromiso de los trabajadores al aumentarse las distracciones. Además, al reducir las interacciones entre los trabajadores y de los trabajadores con sus jefes, existe riesgo de aislamiento por parte del trabajador y reducción de la productividad. También, difuminar los límites entre el trabajo y el hogar puede aumentar las horas extra y los niveles de estrés de los empleados.

Es cierto que el Smart Working no es una solución adecuada para todas las empresas, por ejemplo, las empresas que estén de cara al público no pueden tener libertad horaria y de localización, pero también es cierto que muchas empresas dejan que el miedo a perder el control sobre los empleados les detenga y decidan no implantar esta metodología, y eso provoca que se pierdan las muchas ventajas que tiene.

Los modelos que articulan el Smart Working

Al final de todo, son las empresas las que deciden si será beneficioso implantar esta metodología de trabajo, y de querer hacerlo deben decidir cómo y de qué manera. Para poder tomar mejor esta decisión es importante conocer todos los modelos que articulan el Smart Working:

• Agile Working: El objetivo es dar más importancia a los proyectos y los resultados, dando al trabajador la autonomía, la libertad y la flexibilidad que necesite. Su base está en la confianza y la responsabilidad de los trabajadores que tienen la libertad de trabajar donde, cuando y como quieran. El Agile Working pretende crear organizaciones más receptivas, eficientes y eficaces basadas en equipos e individuos más equilibrados, motivados, innovadores y productivos.
• Activity Based Working: Supone una evolución de lo que se conoce como ‘trabajo de oficina’, creando espacios de trabajo adaptables donde se fomenta la flexibilidad y la colaboración. Es el equipo el que decide la mejor manera de trabajar diseñando su propio espacio.
• Knowledge-Based Working: Esta metodología utiliza tecnología cómo la Inteligencia Artificial, los modelos predictivos, o el análisis de datos para conocer el comportamiento y las necesidades tanto de los trabajadores como de los clientes. De esta forma el trabajo se puede adaptar a esas necesidades y comportamientos.
• Experience-Based Working: Cada día más trabajadores priorizan las experiencias que le pueden aportar un puesto de trabajo para decidir entre un trabajo u otro, o entre una empresa u otra. La conexión con la empresa, con los compañeros y con el trabajo que se está realizando, la flexibilidad para trabajar desde donde quieran y cuando ellos consideren genera una serie de experiencias de bienestar.

Conclusiones

La llegada de la COVID-19 ha sido un punto de inflexión en el proceso de transformación de las empresas, y aquellas que supieron reaccionar e implementar metodologías como el Smart Working han obtenido resultados más eficientes, y el impacto en la continuidad del negocio no ha sido tan negativo.

Smart Working es una forma de teletrabajo, pero más eficaz y eficiente, que tiene como foco los resultados, y que ofrece una serie de beneficios tanto para los empleados como para las empresas que se deben tener en cuenta.

A pesar de las circunstancias que se están viviendo hoy en día, es una oportunidad para pensar, reiniciar, y reinventarse a nivel empresarial e individual. El Smart Work es la nueva realidad, y si se consigue implementar bien, las empresas conseguirán ser más productivas, competitivas y conscientes. Con esta metodología también aparecerán nuevas oportunidades comerciales que harán que la empresa prospere y sobreviva a situaciones extremas como la de la crisis de la COVID-19.

Las empresas deben ser conscientes de los cambios a los que se enfrentan. La nueva era digital implica muchos desafíos y capacidad para adaptar las empresas y equipos a una nueva cultura de trabajo.