Pon un servicio de PTS en tu vida

Por si algún lector aun no lo sabe, Softtek cuenta con un gran equipo dedicado a las tareas de BPO (Business Process Outsourcing), que no es más que la subcontratación de funciones de procesos de negocios a proveedores de servicios.

Entre dichos servicios, contamos con un departamento de compras a nivel internacional y tratamiento de facturas, pero Softtek también ofrece la prestación de Personal Telecom Services (en adelante PTS).

El equipo de PTS se ocupa de gestionar la contratación, gestión y el pago de servicios de telecomunicaciones de varias de las filiales de uno de nuestros clientes, tanto en Estados Unidos como en Europa.

Hoy en día, las empresas y sus empleados dependen de internet, telefonía móvil, portátiles, audioconferencia y centralitas para realizar su trabajo. El servicio de PTS se encarga de recopilar la información sobre los usuarios de cada filial, contactando a los responsables de finanzas de IT para elaborar un listado completo de cada usuario con cada dispositivo y su correspondiente número de línea.

Esta tarea permite hacer un saneamiento de las líneas que no se necesitan y dando visibilidad sobre qué servicios provocan mayor gasto. Aunque parece una tarea bastante simple, lo cierto es que las grandes organizaciones cuentan con gran cantidad de empleados y, en muchos casos, los gastos pertenecen a exempleados o a empleados que han cambiado de filial. Por ello, el equipo de PTS debe contactar con los negocios implicados para que los gastos de esas líneas estén asignados al usuario correcto. En empresas tan grandes en las que la movilidad de los empleados es tan común, este ejercicio debe realizarse cada mes, ya que esta limpieza permite ahorrar a los negocios el gasto de cargos que no les corresponden.

Aun así, puede haber discrepancias en la facturación, duplicidad o impagos de ciertas facturas. En esos casos, el servicio de PTS se encarga de revisar los gastos (accediendo al sistema correspondiente), contactar con el proveedor en cuestión y el cliente para resolver esos problemas y reconciliar las cuentas.

Con el fin de realizar estas tareas siguiendo un orden, el servicio de PTS se encarga de elaborar mapas de procesos para cada prestación (incluyendo el mantenimiento del catálogo de productos, tarifas y servicios) y de velar por el cumplimiento de las políticas de cada empresa o región. Contar con estas reglas permite que cada miembro del equipo pueda tratar las incidencias que puedan surgir (rotura de equipos, cortes de servicio, facturación, etc.), prestando un servicio de atención al cliente de calidad y sin discrepancias.

En caso de cambios en los sistemas utilizados por el cliente, el equipo de PTS se encarga del testeo de las nuevas herramientas para detectar cualquier fallo que pueda perjudicar al usuario final o al negocio en cuestión, ya que es este equipo quien mejor conoce cada paso en la gestión de las telecomunicaciones y puede anticipar los problemas que pueden surgir.

El contacto permanente con los proveedores de servicios de telecomunicaciones está incluido en el servicio de PTS. El conocer en detalle sus debilidades, permite a nuestro cliente contar con las herramientas necesarias a la hora de renegociar contratos y reducir los costes de sus filiales.

En resumen, este servicio ofrecido por Softtek permite al cliente optimizar costes, obtener información detallada sobre el uso, y abuso de los servicios de telecomunicaciones, mediante la elaboración de informes ad hoc y atención personalizada de forma constante a un precio muy competitivo.

PTS en cifras

- Servicios Cubiertos

• Telefonía y datos Móviles

  • +300 cuentas

  • +40.000 dispositivos

• Cuentas de Audioconferencias

  • +400 cuentas

  • +35.000 cuentas individuales

 - Principales problemas de nuestros clientes

• Financieros

  • Multitud de dispositivos no asignados con un coste mensual fijo que nadie usaba.

  • Falta de visibilidad del gasto: no era factible analizar y validar los costes.

  • Pagos dobles y cientos de facturas sin pagar.

  • Costes cruzados entre negocios.

• Seguridad

  • Control y gestión de dispositivos.

  • Falta de control sobre quién utilizaba qué servicios.

  • Usuarios compartiendo cuentas (y contraseñas).

• Visibilidad

  • La falta de visibilidad sobre el gasto afectaba a la capacidad de negociaciones más agresivas con los proveedores.

- Soluciones aportadas por el equipo de PTS

• Análisis de las cuentas y dispositivos existentes durante la implementación

  • Asignación de dispositivos a la persona correcta.

  • Terminación de dispositivos no activos.

  • Racionalización de la estructura de cuentas, de forma que un negocio no tuviese decenas de cuentas con el mismo proveedor.

• Servicios            

  • Centralización de pedidos.

  • Centralización de gestión de proveedores, interactuando directamente con las empresas proveedoras para la resolución de incidencias.

  • Reporte de asignación de forma que los empleados y los managers podían ver en todo momento los dispositivos a su cargo.

• Seguridad

  • Publicación de las políticas de la Organización.

  • Canales de aprobación para nuevos dispositivos y cuentas.

  • Cancelación automática en el momento en el que un empleado causaba baja en la empresa.

  • Transferencia automática cuando un empleado cambiaba de negocio.

• Beneficios

  • Reducción de entre un 8-10% del total de dispositivos facturados, reduciendo los costes desde la primera factura.

  • Resolución de incidencias de facturación (dobles pagos, etc.).

  • +99% de los dispositivos identificados a la persona y al negocio correctos.

  • Visibilidad sobre el coste de forma que los responsables tenían visibilidad sobre el gasto y podían tomar acciones.

  • Análisis históricos de datos que eran usados durante las renovaciones de servicio.

  • Menor coste en la compra de terminales, ya que los aprobadores podían rechazar las compras asignando dispositivos disponibles.

Y como es mejor hacerlo que decirlo... si te interesa, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!