Si en una cadena de suministro desempeñas el papel de proveedor de un producto o de productor de materias primas, puedes que hayas presenciado en algún momento niveles de inventario en exceso en sus almacenes y puedes sentir que la gestión logística se realiza aparentemente de forma correcta. Si esto ocurre, puedes que estés siendo afectado por el efecto látigo.
¿Y qué es el efecto látigo?
Les doy un ejemplo. Un minorista, quien es el que está en contacto directo con el consumidor final, ha recopilado un registro histórico de ventas de salchichas de pollo y con base a ello elabora un pronóstico para determinar las cantidades que estará vendiendo para el siguiente periodo. Lo que ha hecho el minorista es una estimación de la demanda, y es ahí el punto de partida de este efecto. Las precisiones de la “estimación de la demanda” son variables; este lo determina factores como ciclos estacionales, acuerdos comerciales, situación económica, entre otros. Cuánto más grande sea esa inexactitud en la estimación, se produce un efecto amplificador en la brecha entre oferta y demanda, impactando las cantidades de pedido que realizan los demás actores a lo largo de la cadena de suministro. Cuánto mas lejos esté el actor del consumidor final, mayor será su impacto. A este fenómeno se le llama efecto látigo.
Se podrá presenciar que los picos y valles de la variabilidad de la demanda del fabricante son mucho mayores a la del minorista. El del mayorista tendrá un impacto intermedio.
El juego de la cerveza
Este problema se empezó a estudiar en la década los 60’s en los Estados Unidos. Precisamente en el Instituto Tecnológico de Massachussets, (MIT por sus siglas en inglés), en donde el Ingeniero informático Jay Forrester, fundador de la dinámica de sistemas, desarrolló un ejercicio donde recreó una simulación de manera didáctica de una cadena de suministro de cervezas. A este se le llamó el “juego de la cerveza” o The Beer Game. Los participantes del juego conformaban equipos y tomaban roles para cada uno de los 4 actores de la cadena para este juego: Minorista, Mayorista, Distribuidor y Fábrica, y cada uno tendría que ser gestionados de manera independiente y con su propio almacenamiento de inventario. Cada iteración se definían cantidades a pedir, a enviar y a producir, llevando a cabo decisiones individuales con tal de satisfacer la demanda del mercado. El problema crucial dentro del juego era el control de los inventarios, principalmente para la fábrica.
Este juego pone sobre la mesa cuestionamientos acerca de cómo las decisiones locales o independientes, además de una gestión aislada, sin contar con mecanismos de comunicación efectiva y/o transferencia de la información entre los demás actores trae consecuencias a la cadena de suministro de forma global, produciendo ineficiencias y posible caos. Este juego se convirtió en modelo ejemplar para la enseñanza de conceptos de la gestión de cadena de abastecimiento, entre quienes llevan estudios de ingeniería de procesos e industrial.
¿Qué secuelas deja el efecto látigo?
Hemos visto que pueden producirse efectos negativos a la cadena de suministro de forma global con el efecto látigo. Y en particular cada actor que conforma la cadena tendrá impactos específicos asociados a sus operaciones. Entre las principales consecuencias podemos mencionar:
- Variaciones en la producción: Como la estimación de la demanda se vuelve más inexacta en los escalones donde están los productores y fabricantes, a su vez será bastante variable las cantidades a producir y sus ciclos. Al haber bastante volatilidad puede incurrir en ineficiencias, incertidumbre la asignación de paradas de planta, costos de mantenimiento y tiempos de preparación adicionales.
- Inventario excesivo o insuficiente: Volviendo al ejercicio del minorista que vende salchichas de pollo, estima una demanda y determina un stock de seguridad ante variaciones. Estas cantidades son pedidas al mayorista, a su vez el mayorista establece un stock de seguridad y así va sucesivamente. Cuando haya periodos donde la demanda sea menor a la prevista, el minorista tendrá inventario suficiente para cubrir la demanda y no pedirá. Eso lleva a que el mayorista tenga que cubrir sus costos por almacenamiento de productos que no fueron pedidos y así, sucesivamente para los demás escalones. De forma contraria pasa al haber demandas por encima del previsto, generando faltas de existencias y respuestas tardías en la producción.
- Sobrecostos: El principal sobrecosto que se detecta en estas situaciones son los de inventarios, debido a las altas existencias, el riesgo de merma, seguros y otros elementos. Pero también, se generan sobrecostos de otras índoles, como costos logísticos, de distribución, de planificación, y costos de ventas perdidas, que llevan a ajustar los factores de producción e inventarios para a satisfacer la demanda y sus variaciones.
- Perdida de confiabilidad: El nivel de servicio se ve afectado, cuando se presentan eventos de rupturas de inventarios, tiempos tardíos en el reabastecimiento o deterioro en la calidad de los productos. Conlleva a la perdida de clientes, bajas en la ventas e incumplimiento en los acuerdos con proveedores
- Fallas en la predicción de la demanda: De no refinar las estimaciones de la demanda de manera amplia hará que la estimación resulte difícil de llevar y que persistan los picos y valles en las predicciones futuras. Y falta por contar además que a eso se le suma las variaciones en los tiempos de entrega, tiempos de producción y tiempos de consecución de materias primas.
La comunicación es crucialmente clave
Cuando la estimación de la demanda se realiza de forma independiente por cada actor de la cadena de suministro este se verá impactado por el efecto látigo y hará que las desviaciones sean mayores a través de la cadena. Este escenario lleva a que la información que tiene cada actor para tomar decisiones sea pobre, tenga carencias, ya sea por falta de contexto, desfases, sesgos, etc. Es ahí donde juega un papel importante la gestión de la información y desarrollar mecanismos que canalicen la comunicación de manera efectiva, con el fin de que el input principal que determina el ritmo de trabajo de la cadena de suministro que es la demanda del consumido final, llegue hacia los demás actores de la cadena sin mayores distorsiones. Veremos algunos puntos de cómo llegar a ello.
Es conveniente definir una estrategia de colaboración entre los actores en dirección vertical (Por ejemplo, Minorista-Proveedores, Proveedor-Fabricante) para que el flujo de información se vuelva más eficaz y provechoso para las partes. Esto se tiene haciendo uso de información compartida, coordinación de actividades cuyo esfuerzo sea conjunto y colaborativo, mantener una comunicación regular mediante la definición de rutinas o sesiones de seguimiento, y no menos importante, emitir alertas ante eventos disruptivos.
No solo contar con una buena comunicación con agentes externos resuelven tajantemente el problema. También hay que hacerse una evaluación propia de como se lleva las comunicaciones de forma interna. Quizás estemos ante una situación similar de efecto látigo interno dentro de las divisiones de la misma compañía, producto de no haber coordinación o que se maneje información de manera autónoma. Por tanto, establecer un sistema de comunicación interno hará que se vuelvan mas dinámicas las comunicaciones, obtener información oportuna y eficiente y mejorar los tiempos de poder reaccionar antes distintas variaciones.
No hay que dejar de lado el uso de la tecnología con tal de poder facilitar las comunicaciones. Las TICs siempre están a la vanguardia de nuestras necesidades y son determinantes para potenciar el ritmo de flujo de información. En nuestros días ya es posible contar con información en tiempo real, obtener indicadores clave, comportamientos del mercado y demás que son transcendentes en poder entender la situación actual e incluso predecir situaciones futuras.
¿Cómo podemos atacar al efecto látigo?
Ya vimos que una gestión de la información es uno de los pilares para mejorar la situación de la cadena de suministro y poder paliar los impactos que produce el efecto látigo, establecer esquemas de cooperación entre actores de la cadena y mejorar los sistemas de información a escala más amplia conlleva a contar con información precisa y de valor al momento de tomar decisiones.
Los sistemas de gestión también pueden ser mejorados para evitar ser víctima del efecto látigo. Ante los constantes cambios, nuestros sistemas tendrán que ser ahora ágiles, adaptativos, capaces de anticiparse a situaciones adversas que pueden llevarse a cabo, disminuir la reactividad por falta de previsión, mantener y mejorar la colaboración interna.
La operación logística también es importante para tener resultados positivos. Desde la planificación hasta su distribución y entrega. Contar con herramientas informáticas que estimen de forma precisa la demanda, identificando patrones y demás factores hace que se reduzca esa variabilidad. Implementar políticas de inventario más asertivas, que aseguren niveles de servicios objetivo a un menor costo. Contar con un stock de seguridad ajustado a las variables logísticas que le implican, gestiones de almacenes, inventarios y de transporte mejorados e interconectados.
Conclusión
Podemos decir que el efecto látigo es resultado de una gestión global de la cadena de suministro de forma ineficiente, manejada de forma aislada donde cada agente o actor juega por su lado. Los efectos se repercuten aún más cuánto más alejado se esté del consumidor final. Ellos tendrán mayores impactos los cuales pueden vulnerar las operaciones e incluso la permanencia de esta en la cadena. La variabilidad es el villano de esta película, y este se le puede combatir haciendo que la cadena trabaje de forma conjunta y coordinada, e importante, la información fluya a través de la cadena sin distorsiones.
Sabemos que la variabilidad siempre está presente. Lo que determina el mercado es lo que manda al final, los comportamientos son cambiantes según el tiempo y se debe estar listo para cuando esto ocurra. Adaptarse a los cambios influye en el éxito de las compañías que hacen parte de una industria.
Un agradecimiento especial a Israel Tavizón por sus valiosas aportaciones a este artículo. Conéctate con él en LinkedIn para explorar cómo Softtek puede ofrecer soluciones flexibles que optimicen tu cadena de suministro.
