El valor de los datos de origen de las compañías debe aumentar y, también, se debe llenar la ausencia de las cookies de terceros debido a las nuevas normativas. Para ello, mediante asociaciones de beneficio mutuo se pueden generar conocimientos de alto valor, es decir, la colaboración de datos entre empresas. Que este tipo de colaboración sea exitosa, va a depender del tipo de colaboración que exista, el control de esta relación y las tecnologías que hacen que el intercambio de datos e información sea un medio seguro.
Actualmente, son cuatro los factores críticos que facilitan la colaboración de datos. En primer lugar, se encuentra la privacidad, de la cual se espera que termine de definirse a manera global. Así pues, la determinación de las definiciones globales, la actitud de los consumidores y las soluciones de los proveedores están en constante cambio. Las empresas que tendrán buenos resultados serán aquellas que afecten activamente la evolución de la privacidad con transparencia y responsabilidad. También, las nuevas soluciones en este ámbito deben ser flexibles para permitir que las compañías modifiquen los niveles de permisos según las diferentes regulaciones gubernamentales y los requisitos de los colaboradores individuales.
En segundo lugar, se encuentran las condiciones cambiantes del mercado. Las marcas se han dado cuenta de que pueden convertirse en plataformas de medios a través de redes sociales, es decir, tienen a su disposición extensos activos de datos propios y una profunda inteligencia del consumidor. En un futuro, se espera que las marcas construyan sus propias bases de datos para dar lugar a la creación de nuevos intercambios de medios.
En tercer lugar, se localizan las nuevas oportunidades y desafíos para el consumidor. Esto hace referencia a que las marcas deben adaptarse al cambio continuo y mantenerse con las necesidades y requerimientos de los consumidores. En este ámbito el uso de datos es fundamental actualmente. Las empresas que mejor gestionen este aspecto podrán tomar medidas rápidamente, pero no deben dejar de ser transparentes sobre como utilizan los datos los consumidores.
Por ultimo y, en cuarto lugar, se encuentra el enfoque organizacional de análisis basado en datos. Las marcas deben crear una base de datos que optimice la alineación interna, el acceso a los datos y la toma de decisiones. Por ejemplo, alinear las estrategias de marketing con la optimización de la cadena de suministro permite a las empresas aprovechar datos interfuncionales y aumentar los ingresos.
El hecho de compartir datos e información puede ayudar a todo aquel que participe en dicha colaboración siempre que se tengan en cuenta los factores mencionados anteriormente. A continuación, se analizará el siguiente nivel de colaboración que está teniendo lugar debido a los recursos actualmente existentes: la colaboración en la nube.
El siguiente paso, la colaboración en la nube
La colaboración en la nube es un método de colaboración de equipo en el que los afines pueden trabajar juntos en documentos alojados en la nube, teniendo todos acceso a los mismos archivos. Además, se puede llevar a cabo, la edición de los archivos en tiempo real.
De esta manera, cualquier equipo que este autorizado para acceder a los archivos en la nube podrá ver y editar en cualquier momento los archivos, y, además, desde cualquier ubicación, incluso si se están trabajando simultáneamente varias personas. De esta manera, las ediciones son visibles para todos los miembros del equipo a medida que se realizan y los cambios se guardan de manera sincronizada para que todo el personal vea la misma versión del proyecto. Por tanto, el hecho de poder compartir archivos en la nube elimina la confusión y los errores al tener varias versiones de los mismos documentos.
El crecimiento de los servicios en la nube y las nuevas tecnologías trae grandes beneficios para cualquier fuerza de trabajo remota o híbrida, facilitando el trabajo de los equipos para que alcancen los objetivos compartidos. Los mayores beneficios que presenta la colaboración en la nube son:
- Comunicación y colaboración.
La colaboración en la nube ha permitido una comunicación adecuada durante la pandemia entre todos los equipos. Han sido diversas las empresas que se han tenido que adaptar a este tipo de colaboración, pues se les presentaban dificultades para compartir datos mientras trabajaban de forma remota. Sin embargo, las empresas que adoptaron a tiempo o disponían de la colaboración en la nube anteriormente, se adaptaron a la situación perfectamente sin perder ritmo de trabajo.
Generalmente, las empresas que emplean la colaboración en la nube, la colaboración en el diseño es fluida, todos los datos están en un solo lugar y disponibles para todos los miembros del equipo sin los costes de los servidores de datos replicados.
- Independencia de los dispositivos informáticos.
Actualmente, muchos programas de escritorio no son compatibles entre diferentes sistemas operativos, pero ese problema se resuelve al disponer de un sitio de colaboración independientemente de cuál sea el dispositivo desde el que trabajan las personas. Se eliminan la mayoría de las dificultades de configuración y actualización de hardware.
Trabajar en la nube permite que surjan nuevas ideas y formas de pensar. Plantea el hecho de que ya no se necesite una oficina donde trabajar. Por ejemplo, este aspecto permite contratar personal en cualquier parte del mundo o da a los empleados la posibilidad de trabajar desde el lugar donde más inspirados se sientan.
- Sin limitaciones de tamaño.
Hoy por hoy, los modelos más masivos se pueden trabajar en la nube mediante cualquier dispositivo que tenga acceso web. No se requiere una estación de trabajo local.
- Tiempo más eficiente para los equipos intermedios.
Muchas veces, cierta documentación o archivos son necesarios para terceros, como puede ser el departamento de calidad o para una auditoria. Así pues, siempre que se les otorguen derechos, la nube ofrece acceso inmediato a las partes interesadas posteriores, de modo que los cambios de modelo se puedan evaluar en tiempo real.
Herramientas de colaboración en la nube
Habitualmente, los sistemas de colaboración en la nube incorporan herramientas para la comunicación, el intercambio de documentos y la gestión de proyectos. Por ello, es adecuado que las empresas tengan en cuenta las funcionalidades que ofrece cada plataforma y que esta se adapte a sus requisitos.
En el caso de las empresas pequeñas éstas deben utilizar un paquete de comunicación unificado estándar, mientras que las organizaciones de alto nivel empresarial pueden utilizar soluciones de colaboración en la nube a medida con opciones de personalización.
Las herramientas basadas en la comunicación de la nube incluyen sistemas telefónicos, chats grupales, videoconferencias y funciones de mensajería instantánea. La mensajería que incluyen estas herramientas es unificada, es decir, una única bandeja de entrada que maneja todas las comunicaciones.
Por ejemplo, las aplicaciones como Microsoft Teams, Skype o Google Hangouts son muy útiles para llamadas y mensajería, pero existen también aplicaciones como RingCentral que ofrecen más funciones útiles que incluyen recuperación de llamadas.
Al mismo tiempo, las herramientas de software son programas que utilizan los desarrolladores para crear, mantener, depurar y admitir otras aplicaciones y programas. Los servicios de repositorio basados en la web, como GitHub y Bitbucket, permiten a los desarrolladores de empresas colaborar en los diferentes proyectos.
Las herramientas que se emplean para la documentación facilitan el almacenamiento y la recuperación de documentos a través de cualquier dispositivo, mediante funciones de creación y edición colaborativas. Google Docs y Dropbox garantizan la sincronización de los archivos durante la edición.
Y, en última instancia, las herramientas de gestión de proyectos como Trello o Basecamp facilitan a los líderes de los equipos monitorizar el progreso y realizar un seguimiento de los objetivos. También, este tipo de herramientas permite asignar tareas y actualizar su estado.
Una de las herramientas más completas es, por ejemplo, Microsoft, que es conocido por sus aplicaciones ofimáticas. La compañía llevó sus programas a la nube como aplicaciones web, convirtiendo a Word y demás aplicaciones en un groupware, agrupado en Microsoft 365.
Conclusiones
En definitiva, el trabajo en equipo es una parte esencial del éxito de las empresas en la actualidad. Los equipos para un mismo proyecto cada vez son más grandes y se involucra a un mayor número de departamentos, por ello, es esencial que exista una buena comunicación y coordinación entre ellos, que sea eficiente.
Por tanto, todo el personal implicado, debe disponer y recibir las actualizaciones y cambio en el proyecto, junto con los medios necesarios para llevarlo a cabo. La manera de optimizar el flujo de trabajo es mediante herramientas de software colaborativo en la nube, que garantizan la productividad, aún incluso cuando los participantes lo hacen desde diferentes dispositivos o ubicaciones.
