Generalmente, el ser humano tiende a priorizar las tareas que percibe como urgente sobre las que no lo son, aunque la recompensa de la tarea no urgente puede ser mayor. Dicho de otro modo, suele priorizarse la urgencia sobre la importancia en las tareas.
Por ejemplo, los chats de equipo y los correos electrónicos aparentemente significan algo urgente para un empleado ya que siempre hay alguien esperando una respuesta. Sin embargo, las metas más importantes a menudo se observan de manera más lejana, es decir, parece que no hay consecuencias inmediatas si se pospone para otro momento.
Diferentes estudios muestran que las personas que se perciben a sí mismas como ocupadas suelen tener más probabilidad de la tendencia a priorizar la urgencia en vez de la importancia, es decir, aquellas personas que sienten que disponen de poco tiempo son las más propensas a desperdiciarlo y no organizarse bien. Así pues, para que los empleados de una compañía o una persona en su día a día sea más productiva, esta debe poder priorizar su atención en las tareas urgentes e importantes para llevar una correcta gestión de su tiempo.
Por tanto, comprender la diferencia fundamental entre tareas urgentes e importantes es el punto de partida para ser más productivo y disciplinado, disponer de una capacidad para organizar bien las tareas y tiempo, consiguiendo la clave para el éxito a largo plazo. La matriz de Eisenhower facilita este objetivo de organización y gestión de las funciones y tareas.
Esta matriz de Eisenhower es un marco para clasificar tareas entre urgentes y no urgentes, así como importantes y ni importantes, ayudando al usuario a decidir qué tarea tiene prioridad según el cuadrante donde se disponga.
Por ejemplo, el usuario o empleado puede emplear sus 2-4 horas más productivas a realizar el trabajo más importante. Reservando ese tiempo la persona se puede dedicar a esa tarea de manera continua y concentrada. También, pueden establecerse horarios para revisar las aplicaciones de comunicación, en lugar de responder correos electrónicos o mensajes a medida que llegan, es decir, se debe adoptar una comunicación asíncrona. De manera alternativa, se pueden emplear herramientas de administración de la bandeja de entrada que agrupa el correo entrante y lo entrega a intervalos de tiempo o en momentos específicos del día. El último aspecto fundamental es establecer una fecha límite a las tareas importantes.
¿De dónde viene esta matriz y qué es?
La matriz de Eisenhower se basa en el principio de Pareto, el cual establece que el 80% de los resultados se pueden lograr con el 20% de los esfuerzos. No obstante, la mayoría de los empleados de una compañía ocupan el 80% de su tiempo en realizar tareas que solo conducen al 20% de los resultados esperados.
El general estadounidense Dwight D. Eisenhower que fue presidente de los Estados Unidos, hizo hincapié en mejorar la gestión de su tiempo durante la guerra. Este desarrolló un método de gestión del tiempo para clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia. Finalmente, el escritor Stephen Covey termina de popularizar esta forma de pensar de Eisenhower mediante el uso de una matriz de 4 cuadrantes para determinar la urgencia de las tareas.
Por tanto, la matriz se define como una herramienta para estructurar y conocer el impacto a largo plazo de las tareas diarias, que permite establecer un orden de prioridad para que el día de un empleado sea más efectivo, y no solo productivo. Este método tiene como objetivo ayudar a visualizar las tareas diarias semanales en una matriz de tareas urgentes frente a importantes. Las tareas y proyectos se dividirán en 4 cuadrantes principales:
- Tareas importantes y de alta urgencia que deben completarse de inmediato
- Tareas de baja urgencia e importantes, tareas y proyectos a programar
- Urgente pero no importante, cosas que se deben enviar a otra persona
- No urgentes ni importantes, tareas y proyectos a eliminar
A continuación, se desglosará en qué consiste cada cuadrante, ya que cada tarea entra en un cuadrante en función de su importancia y relevancia. A su vez, se realizarán distinciones clave para distinguir entre tareas urgentes y no urgentes respecto a las tareas importantes y no importantes, ya que en ocasiones esta distinción no es clara, y así se facilita que el usuario de la matriz dedique su tiempo de una manera más efectiva.
En primer lugar, las tareas urgentes son aquellas que requieren acciones y atención inmediata. Por ejemplo, estos pueden ser problemas que deben resolverse en el momento ya que pueden tener un impacto en el resto de su jornada laboral si no se resuelven de inmediato, es decir, tienen consecuencias graves si no se ejecuta la tarea. Este tipo de tareas son inevitables y no pueden dejarse para el último momento.
En segundo lugar, las tareas importantes son aquellas que tienen un impacto a largo plazo en la productividad del usuario y sus metas. Dichas tareas requieren un enfoque a largo plazo y una planificación y programación extensas, siempre acompañadas de una preparación y una toma de medidas correcta. Cuando un empleado es capaz de enfocarse en las tareas importantes, orienta su atención hacia lo que realmente tiene valor en vez de hacer simplemente tareas banales. De este modo, su trabajo diario se suma al impacto a largo plazo en su productividad y objetivos.
En tercer lugar, las tareas que no son urgentes ni importantes son mucho más fáciles de identificar en el día a día, ya que éstas no requieren atención inmediata, pero aún tienen algo de peso en la progresión a largo plazo hacia la productividad.
Así pues, las tareas no urgentes son aquellas tareas que tienen una importancia relativa para los objetivos y la productividad, pero no requieren una acción inmediata. Estas posiblemente no tengan una fecha límite de finalización, pero si cuentan con un impacto en los objetivos a largo plazo. Generalmente, se pueden transferir a otra persona para que las ejecute.
Asimismo, las tareas no importantes son aquellas que generalmente acaparan el tiempo del empleado y deben eliminarse del día a día, ya que disminuyen la productividad y obstaculizan el éxito a largo plazo.
Un Ejemplo sencillo para realizar una matriz
Un ejemplo sencillo de visualizar cómo puede organizarse esta matriz, es cuando se establecen tres categorías: la urgencia que tienen las tareas, la satisfacción que producen dichas tareas y las tareas que traen alegría personal.
En un caso al azar, realizar un informe que tiene de fecha tope de entrega mañana esta tarea es urgente. Por otro lado, terminar de crear un perfil de cliente ideal es importante porque permite salir a buscar dichos clientes, esto genera satisfacción y permite avanzar en las metas de la empleada.
Por último, arreglar las fotos de un viaje de vacaciones que realizó el empleado hace unos años únicamente le traerán alegría, pero no le brindarán satisfacción profesional ni genera productividad en sus tareas diarias.
Aplicaciones para gestionar la matriz de Eisenhower
Existen multitud de aplicaciones para organizar tareas empleando este tipo de matriz, buscando agilizar el trabajo y facilitar la toma de decisiones. Por ejemplo, destaca KanBo, que ha creado una plantilla de tablero dedicada a la matriz, de manera que va un paso más allá en las capacidades de la aplicación, pero conservando sus principios básicos. Esta aplicación destaca la importancia de la matriz de Eisenhower en la Era digital.
En KanBo, la matriz tiene cuatro cuadrantes donde pueden colocarse las tareas, se le proporciona al usuario cuatro listas en la plantilla que corresponden a los cuadrantes, de manera que agregar una tarea a la lista es lo mismo que agregar una tarea en un cuadrante de la matriz.
Además, no existe límite de tareas que se pueden añadir a la matriz. A diferencia de la versión analógica, KanBo contiene entradas de tareas ilimitadas, donde la única limitación que existe es su capacidad de ejecución. Estas listas que representan a los cuadrantes disponen de un encabezado, que muestra el número de tareas de cada lista y el porcentaje de trabajo realizado en cada cuadrante.
La ventaja de este tipo de aplicaciones reside en que la información está actualizada en tiempo real y agiliza la toma de decisiones y agudiza las habilidades de priorización de cualquier compañía.
Conclusiones
En definitiva, el uso de esta sencilla matriz garantiza una mayor productividad a largo plazo, mediante la clasificación de tareas en: importantes y urgentes; importantes, pero no urgentes; urgentes, pero no importantes; y no importantes ni urgentes.
Siguiendo esta metodología se ayuda al empleado a mejorar la gestión de su tiempo, a priorizar de manera clara y bien definida permitiendo que los proyectos más importantes se concluyan en primer lugar. Por ello, este modelo es muy adecuado para personas que pueden ocupar puestos directivos ya que su tiempo es limitado y este método les permite delegar tareas menos importantes en sus empleados.
Sin embargo, se debe tener en cuenta que en este modelo puede ser difícil de evaluar la importancia de una tarea correctamente. Así pues, la urgencia se suele determinar en función de la fecha límite de entrega de cada tarea.
