Geralmente, os humanos tendem a dar prioridade às tarefas que percebem como urgentes em relação às não urgentes, embora a recompensa pela tarefa não urgente possa ser maior. Por outras palavras, a urgência tende a ser priorizada em relação à importância nas tarefas.
Por exemplo, as conversas de equipa e os e-mails parecem significar algo urgente para um empregado, uma vez que há sempre alguém à espera de uma resposta. No entanto, os objectivos mais importantes são muitas vezes vistos mais distantemente, ou seja, não parece haver consequências imediatas se forem adiados para outra altura.
Estudos mostram que as pessoas que se sentem ocupadas têm mais tendência a dar prioridade à urgência do que à importância, ou seja, aqueles que sentem que têm pouco tempo têm mais tendência a desperdiçá-lo e a não se organizarem bem. Assim, para que os empregados de uma empresa ou um indivíduo sejam mais produtivos no dia-a-dia, devem ser capazes de dar prioridade à sua atenção em tarefas urgentes e importantes, a fim de gerirem correctamente o seu tempo.
Portanto, compreender a diferença fundamental entre tarefas urgentes e importantes é o ponto de partida para ser mais produtivo e disciplinado, tendo a capacidade de organizar bem as tarefas e o tempo, e sendo assim a chave para o sucesso a longo prazo. A matriz Eisenhower facilita este objectivo de organização e gestão de funções e tarefas.
Esta matriz Eisenhower é um quadro de classificação de tarefas em urgentes e não urgentes, bem como importante e não importante, ajudando o utilizador a decidir que tarefa tem prioridade de acordo com o quadrante onde está disponível.
Por exemplo, o utilizador ou empregado pode usar as suas 2-4 horas mais produtivas para fazer o trabalho mais importante. Ao reservar esse tempo, a pessoa pode dedicar-se a essa tarefa de forma contínua e concentrada. Também se pode reservar tempo para rever aplicações de comunicação, em vez de responder a e-mails ou mensagens à medida que chegam, ou seja, a comunicação assíncrona deve ser adoptada. Alternativamente, podem ser utilizadas ferramentas de gestão da caixa de entrada do correio de entrada em lote e entregá-lo a intervalos de tempo ou a horas específicas do dia. O último aspecto chave é estabelecer um prazo para tarefas importantes.
De onde vem esta matriz e o que é?
A matriz Eisenhower baseia-se no princípio de Pareto, que afirma que 80% dos resultados podem ser alcançados com 20% dos esforços. No entanto, a maioria dos empregados de uma empresa passa 80% do seu tempo a realizar tarefas que apenas conduzem a 20% dos resultados esperados.
O General americano Dwight D. Eisenhower, que foi Presidente dos Estados Unidos da América, colocou ênfase na melhoria da sua gestão do tempo durante a guerra. Ele desenvolveu um método de gestão do tempo para classificar as tarefas de acordo com a sua importância e urgência. Finalmente, o escritor Stephen Covey popularizou o modo de pensar de Eisenhower, utilizando uma matriz de 4 quadrantes para determinar a urgência das tarefas.
A matriz é portanto definida como um instrumento para estruturar e compreender o impacto a longo prazo das tarefas diárias, dando-lhes prioridade para tornar o dia de um empregado mais eficaz e não apenas produtivo. Este método visa ajudar a visualizar as tarefas diárias semanais numa matriz de tarefas urgentes versus tarefas importantes. As tarefas e projectos serão divididos em 4 quadrantes principais:
- Tarefas importantes e de alta urgência que precisam de ser concluídas imediatamente.
- Baixa urgência e tarefas importantes, tarefas e projectos a programar
- Urgente mas não importante, coisas a enviar a outra pessoa
- Não urgentes e não importantes, tarefas e projectos a serem eliminados
Em seguida, será dada uma repartição daquilo em que cada quadrante consiste, uma vez que cada tarefa recai num quadrante com base na sua importância e relevância. Por sua vez, serão feitas distinções chave para distinguir entre tarefas urgentes e não urgentes no que diz respeito a tarefas importantes e sem importância, uma vez que esta distinção por vezes não é clara, facilitando assim o utilizador da matriz a gastar o seu tempo de forma mais eficaz.
Em primeiro lugar, as tarefas urgentes são aquelas que requerem acção e atenção imediatas. Por exemplo, estes podem ser problemas que precisam de ser resolvidos no local, pois podem ter um impacto no resto do seu dia de trabalho se não forem resolvidos imediatamente, ou seja, podem ter consequências graves se a tarefa não for executada. Tais tarefas são inevitáveis e não podem ser deixadas à última da hora.
Em segundo lugar, tarefas importantes são aquelas que têm um impacto a longo prazo na produtividade e objectivos do utilizador. Tais tarefas requerem um enfoque a longo prazo e um planeamento e programação extensivos, sempre acompanhados por uma preparação e acção adequadas. Quando um empregado é capaz de se concentrar nas tarefas importantes, ele ou ela dirige a sua atenção para o que é de real valor em vez de simplesmente fazer tarefas triviais. Desta forma, o seu trabalho diário aumenta o impacto a longo prazo na sua produtividade e objectivos.
Em terceiro lugar, tarefas que não são urgentes nem importantes são muito mais fáceis de identificar no dia-a-dia, uma vez que não requerem atenção imediata, mas ainda têm algum peso na progressão a longo prazo para a produtividade.
Assim, tarefas não urgentes são aquelas tarefas que são de relativa importância para os objectivos e produtividade, mas que não requerem acção imediata. Podem não ter um prazo de conclusão, mas têm um impacto nos objectivos a longo prazo. Podem normalmente ser transferidos para outra pessoa para actuarem.
Do mesmo modo, tarefas sem importância são aquelas que geralmente ocupam o tempo do empregado e devem ser eliminadas do trabalho quotidiano, uma vez que diminuem a produtividade e dificultam o sucesso a longo prazo.
Um exemplo simples de como fazer uma matriz
Um exemplo simples de como esta matriz pode ser organizada é quando são estabelecidas três categorias: a urgência das tarefas, a satisfação das tarefas e as tarefas que trazem alegria pessoal.
Num caso aleatório, produzindo um relatório com um prazo amanhã, esta tarefa é urgente. Por outro lado, completar um perfil de cliente ideal é importante porque permite sair e procurar tais clientes, o que gera satisfação e permite avançar os objectivos do funcionário.
Finalmente, organizar as fotos de uma viagem de férias que o funcionário tirou há alguns anos só trará alegria, mas não trará satisfação profissional ou produtividade nas suas tarefas diárias.
Aplicações para a gestão da matriz Eisenhower
Há uma multiplicidade de aplicações para organizar tarefas utilizando este tipo de matriz, procurando racionalizar o trabalho e facilitar a tomada de decisões. O KanBo, por exemplo, criou um modelo de painel de instrumentos dedicado à matriz, que vai mais longe nas capacidades da aplicação, mantendo os seus princípios básicos. Esta aplicação destaca a importância da matriz Eisenhower na era digital.
No KanBo, a matriz tem quatro quadrantes onde as tarefas podem ser colocadas, o utilizador recebe quatro listas no modelo que correspondem aos quadrantes, pelo que adicionar uma tarefa à lista é o mesmo que adicionar uma tarefa a um quadrante da matriz.
Além disso, não há limite para o número de tarefas que podem ser adicionadas à matriz. Ao contrário da versão analógica, o KanBo contém entradas de tarefas ilimitadas, em que a única limitação é a sua capacidade de execução. Estas listas representando os quadrantes têm um cabeçalho, que mostra o número de tarefas em cada lista e a percentagem de trabalho realizado em cada quadrante.
A vantagem deste tipo de aplicação é que a informação é actualizada em tempo real e acelera o processo de tomada de decisão e afina as competências de definição de prioridades de qualquer empresa.
Conclusões
Em suma, a utilização desta matriz simples assegura uma maior produtividade a longo prazo, classificando as tarefas em: importante e urgente; importante mas não urgente; urgente mas não importante; e nem importante nem urgente.
Seguir esta metodologia ajuda o funcionário a melhorar a gestão do tempo, a definir prioridades de forma clara e bem definida, permitindo que os projectos mais importantes sejam concluídos em primeiro lugar. Por conseguinte, este modelo é muito adequado para pessoas que possam estar em posições de gestão, uma vez que o seu tempo é limitado e este método permite-lhes delegar tarefas menos importantes aos seus empregados.
No entanto, é de notar que neste modelo pode ser difícil avaliar correctamente a importância de uma tarefa. Assim, a urgência é normalmente determinada pelo prazo para a entrega de cada tarefa.
