¿Por qué RPA es tan beneficioso para las industrias de Recursos Naturales?

Durante las últimas décadas las industrias vinculadas a la extracción, elaboración y comercialización de recursos naturales apuntaron sus esfuerzos de automatización básicamente en ciertos procesos de índole física realizados en los sitios de producción o generación (equipos y operaciones en campo), abordando con menor intensidad la automatización de otros procesos -administrativos, de back office, operativos, de relacionamiento con el cliente, en donde se logran excelentes eficiencias, al mismo tiempo que se incrementa la productividad. 

Ahora bien, con el surgimiento y popularización de la automatización robótica de procesos (RPA) como un subcampo de la inteligencia artificial que permite precisamente automatizar procesos repetitivos y manuales hace que tenga mucho más sentido que sea uno de los temas de agenda a abordar en el corto plazo. Entre otras cosas porque implementar RPA no exige que se cambien ni que se realicen modificaciones importantes en los sistemas de misión crítica de las compañías. De hecho buena parte de la popularidad de estas soluciones deriva de su facilidad y velocidad de implementación, y de su capacidad de entregar resultados inmediatos y medibles.

Entre sus beneficios RPA puede ayudar a las industrias de recursos naturales a recopilar, procesar, analizar y almacenar datos automáticamente sin tener que efectuar ingresos de data de manera manual. También puede ayudarles a generar informes financieros sin gastar cantidades considerables de tiempo en planillas Excel. Y puede permitirles ejecutar campañas de comunicación sin tener que dedicar largas horas a la gestión de relaciones con el cliente (CRM).

En años recientes las soluciones de RPA empezaron a permear los procesos de las compañías que operan con recursos naturales. Por ejemplo un estudio encontró que el 44% de las compañías de la industria pesada ya utiliza RPA. 

La consultora IDC anticipó que el mercado mundial de software de automatización de procesos robóticos crecerá a una tasa compuesta anual de 49.3% durante el período 2018-2023, y en este último año tendrá un nivel de U$S 3.7 mil millones. Por su parte Gartner estimó que para el año 2022 los ingresos por RPA alcanzarán un total de US$ 2,4 mil millones. Esta última consultora indicó además que hacia fines de ese mismo año el 85% de las organizaciones grandes y muy grandes habrán implementado alguna forma de RPA.

 

Qué es RPA

RPA se define como el desarrollo de soluciones de software que automatizan tareas manuales, repetitivas y rutinarias, de gran volumen y escalables. Para ello ejecuta el mismo conjunto de pasos que el empleado dentro de un flujo de trabajo definido y existente, que presenta reglas claras. A diferencia de lo que ocurre con una disciplina más sofisticada como el aprendizaje profundo o machine learning, RPA realiza tareas que no requieren capacidades cognitivas profundas. Es decir que las soluciones de software que se desarrollan en el marco de esta disciplina no tienen capacidades de aprender, sino que realiza las mismas tareas definidas de manera repetida y de acuerdo a los requisitos administrativos o comerciales. Por ello se suele denominar a las soluciones de RPA como "herramientas de superficie", porque aportan en primer nivel de automatización básico en proyectos que pueden ser bastante puntuales.

La característica antedicha es la mayor ventaja de RPA –ya que esta tecnología permite efectuar pruebas de automatización en escenarios controlados y sin grandes erogaciones-. Y también es su principal limitación –ya que este tipo de iniciativas no tiene la profundidad requerida para mejorar los procesos de las organizaciones de extremo a extremo-.

Como indica Gartner, “las soluciones RPA funcionan mejor cuando una organización necesita datos estructurados para automatizar tareas o procesos existentes, agregar funcionalidad automatizada a sistemas heredados y vincular a sistemas externos que no pueden conectarse a través de otras opciones de TI”.

 

Casos de uso

Por ejemplo RPA puede automatizar la transferencia, edición y el almacenamiento de datos, así como la generación de reportes. Puede recopilar datos de múltiples fuentes, manipularlos en base a ciertas reglas o criterios, aplicar fórmulas en Excel y luego exportar o guardar la información. Por ello se trata de una tecnología con gran potencial de aplicación en procesos de gestión de finanzas, RR.HH., cadena de suministros y relación con los clientes, entre otros ámbitos. También se puede aplicar por ejemplo para tareas de análisis de exploración, análisis de producción de pozos e integración de automatización industrial, informes operativos, cumplimiento y rendimiento de perforación optimizado, etc.

Por otro lado RPA se puede emplear para automatizar y proporcionar información analítica sobre los principales procesos contables y financieros: monitorear las cuentas de ingresos y gastos, registrar entradas en el libro diario, conciliar las cuentas del balance, y preparar los estados financieros. Como además se pueden establecer alertas de automatización, los analistas financieros de las compañías que implementan estas soluciones solo deben intervenir cuando se generan excepciones.

Un caso de uso frecuente de RPA que se observa en el mundo es el de compañías de servicios públicos que usan esta tecnología para reemplazar informes reguladores que consumen mucho tiempo. O compañías de energía que automatizan su proceso de presupuesto, y luego aplican análisis para resaltar posibles brechas de rendimiento y  realizar mejoras operativas.

RPA también puede emplearse para analizar patrones de datos. Por ejemplo una compañía estadounidense de petróleo y gas utilizó RPA para ayudar a identificar patrones entre la información del sensor y los datos de perforación contenidos en los informes diarios. A través de las capacidades analíticas de RPA, esta compañía petrolera pudo tomar decisiones mejor informadas para perforar pozos y reducir los cuellos de botella del proceso para aumentar la eficiencia operativa, mejorar el rendimiento del personal y alcanzar una mayor productividad administrativa.

En compañías de petróleo, gas y energía RPA puede usarse además para automatizar procesos de flujo, informes para exploración y otro tipo de reportes, diferentes monitoreos, tareas de logística y distribución, análisis ascendentes de datos, etc. Por ejemplo, los procesos de cumplimiento en gasoductos están basados en reglas: es un lugar perfecto para implementar bots de RPA porque permiten monitorear todos los aspectos de las operaciones. En caso de excepciones, los bots alertan y solicitan aprobación a los humanos.

En el sector de Oil&Gas RPA también brinda la oportunidad de automatizar el proceso de generación de órdenes de compra en apoyo de los acuerdos de joint ventures.

 

Aportes de RPA

Entre las ventajas evidentes de RPA para las industrias de recursos naturales, pueden mencionarse las siguientes:

  • Mayor predictibilidad y aceleración en la entrega de tareas repetitivas.
  • El personal se evita las tareas más tediosas y rutinarias y puede abocarse a otras que generen más valor. Esto genera mayores niveles de satisfacción laboral y mayor productividad.
  • Desaparecen los errores que solían presentarse con las tareas manuales.
  • Capacidad de identificar anomalías o emitir alarmas.
  • Posibilidad de seguir el rastro de un trabajo efectuado (para eventuales auditorías). 
  • Optimización de los procesos contables y financieros.
  • Ahorro de costos.

 

La era de los bots

Cuando se trata de automatizar relaciones con clientes o usuarios, las soluciones de RPA suelen adquirir la forma de bots que se encargan de tareas básicas de atención (por ejemplo pueden gestionar las consultas por e-mail y disparar una serie de acciones predefinidas).

Los bots de RPA se implementan para completar procesos que requieren mucho tiempo, son costosos de pagar y debido a la naturaleza repetitiva, son propensos a errores humanos.

Los bots se pueden implementar sobre los sistemas subyacentes actuales y funciona en la interfaz de usuario o en el nivel de "superficie". Y están diseñados para interactuar sin problemas con varios sistemas a la vez. Pueden copiar y pegar datos de un sistema a otro, extraer datos de documentos y texto, ingresarlos en varios sistemas e incluso interactuar con los clientes a través de un programa chatbot.

 

Conclusión

Las industrias de recursos naturales pueden encontrar importantes eficiencias al aplicar RPA en sus procesos. Como se ha indicado, esta tecnología no requiere transformaciones a nivel de la infraestructura de sistemas, y ni siquiera exige que se dedique tiempo a programar ni a cambiar las aplicaciones empresariales. Funcionan en un nivel de superficie, pero aún así, pueden ayudar a mantener en presupuesto los costos y sumar una sustancial mejora en la productividad.