Trabalho inteligente: Muito mais do que teletrabalho

No início deste ano, um grande número de empresas em todo o mundo ainda acreditava que a assistência física ao trabalhador no seu local de trabalho resultava num aumento da produtividade. De facto, até ao início de 2020, apenas 7% dos trabalhadores espanhóis alguma vez teletrabalharam.

A grande maioria das empresas não optou por este modelo de trabalho, contudo, o advento da COVID-19, o confinamento e o distanciamento social obrigou muitas empresas a transformarem-se digitalmente e a adoptarem novos modelos de trabalho para manter as operações em funcionamento.

Face a esta nova situação, muitas empresas decidiram implementar o teletrabalho para enviar os seus trabalhadores para o trabalho a partir de casa, no entanto, muitas outras quiseram ir mais longe, e implementaram o chamado Smart Working, um novo modelo de trabalho que funde o teletrabalho com as novas tecnologias, para que os trabalhadores sejam completamente autónomos e tenham todos os recursos de que necessitam para realizar o seu trabalho da forma que consideram melhor.

Um novo modelo de trabalho

Assim, o Trabalho Inteligente pode ser definido como uma nova filosofia de gestão baseada em dar aos trabalhadores flexibilidade e autonomia tanto na escolha do espaço de trabalho, dos horários, como dos instrumentos a utilizar, mas com maior responsabilidade pelos resultados. Implica repensar as formas como o trabalho é feito, eliminando as limitações derivadas de estar num espaço fixo e dos modelos tradicionais de escritório que estão em desacordo com os princípios da personalização, flexibilidade e virtualidade.

Quando uma empresa implementa o teletrabalho, significa que tem os seus trabalhadores a trabalhar a partir de um local específico e estável, que, embora esse local não seja o escritório, e esteja normalmente em casa, ainda têm de cumprir um conjunto de regras e horários e ainda utilizar ferramentas estabelecidas pela empresa.

No caso do Trabalho Inteligente, estas limitações são ultrapassadas, uma vez que o trabalhador tem absoluta liberdade para decidir a qualquer momento de onde trabalhar (casa, aeroporto, comboio, coworking, hotel, restaurantes, bares, salas de espera, etc.), mesmo que cada dia esteja a trabalhar a partir de um local diferente e tenha mobilidade absoluta; quais serão as suas horas de trabalho, que também podem ser diferentes todos os dias; e que ferramentas querem utilizar para fazer o seu trabalho.

Esta metodologia de trabalho baseia-se na confiança entre a empresa e o trabalhador, na comunicação clara e transparente entre os dois, e no cumprimento dos objectivos do trabalhador. Com isto, o objectivo não é levar o trabalhador a trabalhar uma série de horas estabelecidas, mas sim cumprir os objectivos que ele ou ela tem. Para o conseguir, é necessária uma boa coordenação de ambos os lados.

Principais características do trabalho inteligente

O Trabalho Inteligente visa não só alcançar um equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal dos empregados, mas também alcançar uma mudança cultural e uma evolução dos modelos organizacionais da empresa. Isto requer um roteiro detalhado e faseado que seja consistente com as nuances tecnológicas, culturais e de gestão da organização.

É por esta razão que a tecnologia desempenha um papel fundamental. O Trabalho Inteligente requer uma transformação digital no local de trabalho, a aplicação de tecnologias para ligar pessoas, espaços, ferramentas e processos empresariais, para alcançar eficiência e eficácia que maximizem a produtividade ao mesmo tempo que cumprem os objectivos e prioridades empresariais.

Em qualquer caso, a metodologia de Trabalho Inteligente tem uma série de características importantes que determinam o seu significado:

• Mobilidade e teletrabalho: Como mencionado acima, o teletrabalho é um pilar fundamental do trabalho inteligente, uma vez que os empregados que trabalham de acordo com esta metodologia são teletrabalhadores que podem escolher livremente onde querem trabalhar, e podem mesmo trabalhar a partir de um local diferente a cada dia, se assim o desejarem.
• Cumprimento de objectivos: Smart Working é um modelo de trabalho que funciona inteiramente por objectivos concretos. A empresa atribui ao trabalhador uma série de objectivos de acordo com as suas capacidades e concorda com os prazos de entrega. O trabalhador deve organizar-se para se encontrar com eles.
• Gestão optimizada do tempo e dos horários: Os trabalhadores que trabalham sob esta metodologia devem ser muito disciplinados, uma vez que uma vez atribuídos os objectivos ou projectos, é o próprio trabalhador que gere e estabelece o calendário que considera melhor. Isto melhora o trabalho do trabalhador e a sua reconciliação pessoal, bem como o seu desempenho.
• Confiança: A confiança entre os trabalhadores e a empresa é a chave para tornar possível o Trabalho Inteligente. Cada empregado é responsável pela entrega do trabalho a tempo, ou pela comunicação de quaisquer problemas que possam surgir, e a empresa deve estar confiante de que será esse o caso.
• Tecnologia: A chave para esta metodologia é a utilização da tecnologia, pois sem ela, o trabalho inteligente não seria possível. As organizações devem estar actualizadas em relação aos últimos avanços tecnológicos. Desde a ligação à Internet até às ferramentas da nuvem, à segurança cibernética ou ferramentas de comunicação (videochamadas), a tecnologia faz com que os processos sejam optimizados e os projectos sejam simplificados. Os trabalhadores devem dispor de todas as ferramentas e recursos tecnológicos necessários para fazer o seu trabalho da melhor maneira possível.
• A comunicação como principal preocupação: Para que esta metodologia funcione, os trabalhadores devem saber como comunicar com a empresa e devem sentir que em nenhum momento estão sozinhos, mesmo que não estejam fisicamente no escritório. As comunicações devem ser muito fluidas e transparentes.

Benefícios e inconvenientes da implementação do trabalho inteligente

Com tudo isto, não há dúvida de que o Trabalho Inteligente tem muitas vantagens, não só para os trabalhadores, mas também para as empresas. E é precisamente por esta razão que cada vez mais empresas de diferentes sectores estão a decidir implementar esta metodologia:

• O trabalho por objectivos torna o trabalhador mais motivado e empenhado.
  Isto também é ajudado pelo facto de o trabalhador poder organizar o seu dia de trabalho como achar melhor, de acordo com as suas necessidades. Ele pode fazer pausas quando necessita, por exemplo, de fazer exercício.
• Além disso, poder trabalhar a partir de qualquer local melhora a conciliação da vida familiar e pessoal com a vida profissional e, portanto, aumenta a satisfação e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
• Os custos de viagem são reduzidos, assim como o tempo, os recursos e o stress para os trabalhadores causados pelas deslocações ao escritório.
• Além disso, com a chegada da COVID-19 esta metodologia ajudou a prevenir a propagação do vírus, bem como pode ajudar a assegurar que, se houver um surto de gripe, os trabalhadores não fiquem doentes.
• A empresa é libertada da necessidade de monitorizar continuamente o trabalho que está a ser feito, as reuniões são mais curtas e mais focalizadas, e há menos pausas desnecessárias.
• Uma empresa preparada para o trabalho inteligente é mais resistente a factores externos, isto é, poder trabalhar a partir de qualquer local e a qualquer momento garante a continuidade do negócio, o que limita possíveis crises causadas por interrupções forçadas.
• Com o Trabalho Inteligente, as equipas podem ser multiculturais e multidisciplinares.
• Em relação ao ponto anterior, esta metodologia encoraja a atracção e a retenção de talentos, uma vez que, através da deslocalização dos trabalhadores, é possível contratar pessoas de qualquer parte do mundo, concentrando-se exclusivamente nas suas capacidades e competências e não no facto de estarem ou não perto do escritório. Isto tornou-se um elemento de diferenciação entre os empregados.

Contudo, o trabalho inteligente não é um modelo de trabalho perfeito, e também suscita várias preocupações. Trabalhar fora do escritório pode reduzir o compromisso dos trabalhadores, aumentando as distracções. Além disso, ao reduzir as interacções entre trabalhadores e entre trabalhadores e seus patrões, há um risco de isolamento dos trabalhadores e de redução da produtividade. Além disso, o esbatimento dos limites entre o trabalho e a casa pode aumentar as horas extraordinárias e os níveis de stress dos empregados.

É verdade que o Smart Working não é uma solução adequada para todas as empresas, por exemplo, as empresas que enfrentam o público não podem ter liberdade de tempo e de localização, mas também é verdade que muitas empresas deixam que o medo de perder o controlo sobre os empregados as impeça de decidir não implementar esta metodologia, o que as faz perder as muitas vantagens que ela tem.

Os modelos que articulam o Trabalho Inteligente

No final, são as empresas que decidem se será benéfico implementar esta metodologia de trabalho, e se o quiserem fazer devem decidir como e de que forma. Para poder tomar melhor esta decisão, é importante conhecer todos os modelos que articulam o Trabalho Inteligente:

• Trabalho ágil: O objectivo é dar mais importância aos projectos e resultados, dando ao trabalhador a autonomia, liberdade e flexibilidade de que necessita. Baseia-se na confiança e responsabilidade dos trabalhadores que têm a liberdade de trabalhar onde, quando e como quiserem. O Agile Working visa criar organizações mais ágeis, eficientes e eficazes baseadas em equipas e indivíduos mais equilibrados, motivados, inovadores e produtivos.
• Trabalho baseado em actividades: É uma evolução do que é conhecido como ‘trabalho de escritório’, criando espaços de trabalho adaptativos onde a flexibilidade e a colaboração são encorajadas. É a equipa que decide a melhor forma de trabalhar, concebendo o seu próprio espaço.
• Trabalho Baseado no Conhecimento: Esta metodologia utiliza tecnologia como a Inteligência Artificial, modelos de previsão, ou análise de dados para compreender o comportamento e as necessidades tanto dos trabalhadores como dos clientes. Desta forma, o trabalho pode ser adaptado a essas necessidades e comportamentos.
• Trabalho baseado na experiência: Cada dia mais trabalhadores dão prioridade às experiências que um trabalho lhes pode trazer para decidir entre um trabalho ou outro, ou entre uma empresa e outra. A ligação com a empresa, com os colegas e com o trabalho em curso, a flexibilidade para trabalhar onde e quando quiserem, gera uma série de experiências de bem-estar.

Conclusões

A chegada da COVID-19 tem sido um ponto de viragem no processo de transformação das empresas, e as que foram capazes de reagir e implementar metodologias como o Smart Working têm obtido resultados mais eficientes, e o impacto na continuidade do negócio não tem sido tão negativo.

O Trabalho Inteligente é uma forma de teletrabalho, mas mais eficaz e eficiente, que se concentra nos resultados, e oferece uma série de benefícios tanto para os empregados como para as empresas que devem ser tidos em conta.

Apesar das circunstâncias que hoje se vivem, é uma oportunidade para pensar, para reiniciar e para se reinventar a nível empresarial e individual. O Trabalho Inteligente é a nova realidade, e se for bem implementado, as empresas tornar-se-ão mais produtivas, competitivas e conscientes. Com esta metodologia, surgirão também novas oportunidades de negócio que farão a empresa prosperar e sobreviver a situações extremas como a crise da COVID-19.

As empresas devem estar conscientes das mudanças que estão a enfrentar. A nova era digital implica muitos desafios e a capacidade de adaptar empresas e equipas a uma nova cultura de trabalho.