Puede resultar desconcertante este cuestionamiento, siendo que tenemos la preconcepción de que el Stock de Seguridad (SS) siempre será benéfico en nuestro proceso de reabastecimiento.
Para entender más en profundidad regresemos a las bases de la Planeación de la Demanda y tengamos en mente los siguientes principios:
¿Qué es y para qué me sirve el Stock de Seguridad?
Este componente no es otra cosa que la cantidad de inventario requerida, de un producto en una ubicación, lo que garantizará los alcances de los niveles de servicio establecidos para dicha combinación durante una variación en la demanda y/o abastecimiento.
¿Qué componentes se tienen en cuenta para cálculo del Stock de Seguridad?
Típicamente se consideran los siguientes factores en el cálculo dinámico del SS:
- Nivel de servicio objetivo.
- Erraticidad del pronóstico
- Pronóstico de la demanda.
- Tiempos de entrega.
- Confiabilidad en los tiempos de entrega.
- Ciclos entre órdenes.
Para ello, se debe tener en cuenta que el cálculo de Stock de Seguridad es particular para cada una de las combinaciones Producto-Ubicación.
¿Cómo afectan las variaciones de estos factores en el cálculo del Stock de Seguridad?
Cada uno de los factores anteriormente enlistados, tienen una repercusión en el cálculo del SS, y es importante dimensionar qué sucede si estos componentes sufren modificaciones con respecto a su estado anterior, ejemplo, si el Nivel de Servicio Objetivo de una combinación (Producto-Ubicación) se incrementa, como resultado, la cantidad requerida de SS se incrementará para garantizar ese nuevo Nivel de Servicio Objetivo. Asimismo, se tendrá el efecto contrario en caso de una disminución en el componente de Nivel de Servicio Objetivo, es decir, una cantidad menor de SS.
La cantidad de SS calculada para los primeros 5 factores, se comporta directamente proporcional al impacto del cambio realizado, mientras que el 6to factor es el único que se comporta inversamente proporcional a su ajuste, es decir que, si se incrementa la frecuencia en días de entrega, entonces disminuirá la cantidad de SS requerido al haber más visitas a la ubicación a abastecer. Por otro lado, si se disminuye la frecuencia de entregas en la ubicación, entonces se requerirá mayor cantidad de SS para cubrir las posibles desviaciones en ese lapso ampliado entre órdenes de compra.
Ahora que ya tenemos en mente los conceptos clave del Stock de Seguridad, retomemos el cuestionamiento inicial, ¿Es el Stock de Seguridad mi amigo o no lo es tanto como lo pensaba?, la respuesta querido lector la deducirás después de presentarte el siguiente caso de negocio real:
Una cafetería multinacional presenta dentro de su oferta de productos artículos de panadería, y los productos pertenecientes a esta categoría son de alto consumo (Brownies, Croissants, Donas, etc.
Estos productos al ser complementos del producto líder, que es el café en cualquiera de sus presentaciones, tenían que ser clasificados como prioritarios o “A”. Teniendo en cuenta las casuísticas mencionadas, y considerando los factores que determinaban el cálculo del Stock de Seguridad, los productos de Panadería estaban siendo calculados con una gran cantidad de producto de reserva para cubrir desviaciones en la demanda, es decir, Safety Stock, debido a que, de inicio, 2 de los 6 parámetros estaban incrementando el número final:
- Nivel de servicio objetivo - Al ser productos complementarios, prioritarios o “A”.
- Pronóstico de la demanda - Al ser productos de alto consumo.
Tomando de ejemplo un Brownie que contaba con un alto Nivel de Servicio y demanda, la cantidad que debía mantenerse de Stock de Seguridad era alta, y siendo un producto perecedero y con tiempo de vida en anaquel reducido, al final la merma por desperdicio era elevada, afectando los costos de mantenimiento, y reduciendo la utilidad del negocio.
Este efecto se replicó en el resto de los artículos de la categoría, los cuales contaban con las mismas características, siendo una afectación multiplicativa y sensible en el Profit de la cadena.
Ahora bien, con este escenario de negocio, sus casuísticas y los resultados obtenidos, se puede deducir que tanto bien o afectación trajo consigo el cálculo de un Stock de Seguridad rígido y que sigue principios -by the book-.
Sé que para muchos de ustedes parecerá que el Stock de Seguridad no funge como nuestro amigo, debido a los resultados expuestos, pero no es así, como cualquier relación de amistad hay que cuidarla, mantenerla y hacerle esos ajustes finos cuando sea necesario para que no se degrade.
Con fines de dar este tratamiento especial a aquellos productos que tengan las características y casuísticas antes detalladas, las herramientas de avanzadas de Planeación de la Demanda y Reabastecimiento cuentan con alternativas que nos ayudarán a administrar correctamente el Stock de Seguridad, dependiendo del tipo de producto y/o categoría que estemos analizando.
¿Qué alternativa de solución tengo para administrar el Stock de Seguridad?
Una opción altamente recomendad es el Stock de Seguridad definido por el usuario, en el que vamos a establecer la cantidad de días de inventario que serán considerados como el nivel mínimo a alcanzar. En otras palabras, anularemos el cálculo libre del Stock de Seguridad, y potenciándolo con la dinamicidad que nos dan los cálculos de días de inventario de acuerdo al pronóstico de la combinación analizada (Ej: no es lo mismo tener 15 días de inventario de una barra de Chocolate en verano, que 15 días de inventario de la misma barra de Chocolate en invierno) los cálculos serán más precisos y proactivos una vez que los potenciemos con las estacionalidades y la inteligencia de mercado reportada en tiempo y forma.
¿Qué pasará con el cálculo original del Stock de Seguridad?
El cálculo original de SS se seguirá realizando y considerando libremente los 6 factores antes comentados. Simplemente el usuario será capaz de definir cuál cálculo primará sobre la generación de los puntos máximos a alcanzar de inventarios: el original o el definido por el usuario y, por ende, en las cantidades a reabastecer.
¿Me puede resultar contraproducente el uso del SS definido por el usuario?
Sí, solamente en aquellas ocasiones en las que el producto en cuestión ya no cuente con las características mínimas para ser administrado por medio de un SS definido por el usuario, y sea indispensable un cambio a un esquema de cálculo SS libre. Hay que tener en mente que el tipo de SS Manual lo requerimos para aquellos productos que es mandatorio un límite inferior menor al calculado libremente por nuestro sistema, aun así los sistemas de planeación cuentan con las capacidades para establecer este SS definido por el usuario como un valor imperante sobre cualquier cálculo realizado por el Software, e incluso permite que el algoritmo siempre seleccione entre el menor de los dos tipos de cálculos de SS (Original vs Manual) con fines de cumplir de una forma dinámica el objetivo para el cuál fue desarrollada esta alternativa de solución.
De esa manera se pasará de tener 6 factores considerados en el cálculo de Stock de Seguridad, a tener 7 donde este último tendrá la facultad de anular los 6 parámetros anteriores, siempre y cuando el producto así lo demande:
7. Stock de Seguridad definido por el usuario.
Como una reflexión final, seguramente han escuchado de aquellos pilotos de carreras, de las múltiples categorías existentes, que han ganado sus respectivas competencias debido a la correcta y precisa administración del tanque de combustible, entendiendo cómo llevar sus motores al límite, gestionando las reservas de carburante, y teniendo en mente que, entre menos fluido en el tanque, menos peso y más aceleración podrían obtener de sus vehículos.
Lo mismo sucede con nuestras reservas de inventario, a modo de reservas de combustible, hay que saber gestionarlas debidamente para obtener las ventajas competitivas, mejorando niveles de servicio y de inventarios, e incrementando la rentabilidad de nuestro negocio.
Ante cualquier duda acerca de cómo optimizar este y demás procesos dentro de tu cadena de Abastecimiento, contáctanos y con gusto en Softtek te asesoraremos.
